Zásady ochrany osobních údajů obchodních partnerů

Úvod

Toto je oznámení o zpracování osobních údajů společnosti Arjo Czech Republic s.r.o., která je nedílnou součástí skupiny organizací Arjo se zaměřením na naše obchodní zájmy v České republice. Toto oznámení o zpracování osobních údajů se týká zpracování osobních údajů zástupců zákazníků, dodavatelů a potenciálních obchodních partnerů. Společnost Arjo Czech Republic s.r.o. poskytuje příslušným zúčastněným osobám informace o tom, kdo, v jakém rozsahu, proč, kdy, kde a jak zpracovává osobní údaje, a rovněž stanoví, jaká práva mají fyzické osoby (tj. v tomto případě vy jako zástupci zákazníků, dodavatelů a potenciálních obchodních partnerů) v souvislosti s těmito činnostmi zpracování.

 

Kdo zpracovává osobní údaje?

Jak je uvedeno výše, správcem údajů pro zpracování vašich osobních údajů je společnost Arjo Czech Republic s.r.o. Pro snazší čtení tohoto oznámení je společnost Arjo Czech Republic s.r.o. ve zbytku tohoto dokumentu označována jako Arjo. Pokud máte jakékoliv dotazy nebo připomínky týkající se vašich osobních údajů nebo chcete uplatnit svá níže popsaná práva, můžete nás jako správce údajů kontaktovat pomocí níže uvedených údajů:

Arjo Czech Republic s.r.o.
Na Strži 1702/65, 140 00 Praha 4-Nusle
dataprivacy@arjo.com

Společnost Arjo se snaží dodržovat předpisy ve všem, co dělá. Proto se neváhejte na nás obrátit, kdykoli to budete považovat za nutné, abychom s vámi mohli spolupracovat při řešení jakýchkoli vašich připomínek nebo dotazů. Jmenovali jsme místního vedoucího pro ochranu osobních údajů, který je rovněž schopen vám pomoci s případnými dotazy. Pro společnost Arjo Czech Republic s.r.o. je to:

James Stone
Analytik pro soulad s předpisy v oblasti ochrany údajů
dataprivacy@arjo.com

 

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Typ osobních údajů, které o vás zpracováváme, závisí na typu subjektu údajů a povaze našeho vztahu s vámi. Zpracování vašich osobních údajů zahrnuje následující:

Zástupci a kontaktní osoby zákazníků a dodavatelů

Identifikátory	Jméno a příjmení
	Pracovní pozice
	Datum narození (týká se pouze zákazníků – fyzických osob)
Kontaktní údaje	Telefon
	E-mail
Údaje o poloze	Adresa
	IP adresa
Finanční údaje (pouze pokud je smlouva uzavřena přímo s vámi).	DIČ
	IČO
	Platební údaje
Potenciální obchodní partneři
Identifikátory	Jméno a příjmení
	Pracovní pozice a společnost
Kontaktní údaje	Telefon
	E-mail
Údaje o poloze	Adresa

 

Vezměte prosím na vědomí, že zpracovávané kontaktní údaje, údaje o místě pobytu a finanční údaje se týkají údajů používaných v rámci profesní činnosti a mohou pocházet přímo od vás nebo od organizace, pro kterou pracujete.

Pokud navštívíte webové stránky společnosti Arjo, používáme soubory cookie k personalizaci obsahu a reklam, k poskytování funkcí sociálních sítí a k analýze návštěvnosti. Webové stránky provozuje společnost Arjo AB (publ), registrační číslo: 559092-8064.

Více informací o používání souborů cookie se dozvíte v oznámení o souborech cookie, které je k dispozici na webových stránkách společnosti Arjo (https://www.arjo.com/cs-cz/o-nas/pravni-informace/informace-o-souborech-cookie/).

 

Proč zpracováváme osobní údaje?

Společnost Arjo zpracovává osobní údaje z níže uvedených důvodů.

Zástupci zákazníků a dodavatelů, kontaktní osoby:

• Řízení výroby a distribuce našich výrobků a zařízení prostřednictvím našeho logistického dodavatelského řetězce.
• Vyřizování objednávek a požadavků našich zákazníků, jakož i poskytování podpory zástupcům zákazníků v případě stížností nebo problémů či vyřizování reklamací.
• Správa a plnění našich smluvních závazků s vámi.
• Plnění našich právních, regulatorních a zákonných povinností a vedení přesných a spolehlivých administrativních a účetních záznamů, včetně řešení dotazů, připomínek a vyšetřování.
  
  Poskytnutí osobních údajů je založeno na smlouvě a bez osobních údajů nebudeme moci poskytovat naše produkty a služby, využívat vaše služby nebo s vámi či vaší společností komunikovat ohledně smlouvy.

Potenciální obchodní partneři:

• Prosazování našich obchodních zájmů prostřednictvím marketingových aktivit.
  
  Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné, ale bez osobních údajů s vámi nebudeme moci komunikovat.

S výjimkou sledování úspěšnosti marketingových aktivit se neprovádí žádné automatizované rozhodování. To zahrnuje generování profilu na základě používání našich online zdrojů, který provádí vyhodnocení. Tyto informace se používají pouze k lepšímu informování o tom, jak vám může společnost Arjo poskytnout podporu. Informace jsou používány pouze pro tento účel a při tomto procesu nejsou porušována žádná individuální práva na ochranu osobních údajů ani zákonná práva. Jakékoli hodnocení podléhá lidskému přezkumu. Máte-li jakékoli dotazy nebo obavy ohledně možného použití automatizovaného rozhodování, obraťte se na nás na adrese dataprivacy@arjo.com.

 

Na jakém právním základě zpracováváme osobní údaje?

Společnost Arjo zpracovává osobní údaje pouze v případě, že pro zpracování existuje právní základ. Pro zpracování popsané v tomto oznámení o zpracování osobních údajů používá společnost Arjo následující právní základ pro zpracování:

Váš výslovný souhlas. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat. Můžete tak učinit na adrese dataprivacy@arjo.com.	Marketingové aktivity včetně přímého marketingu.
Právní (zákonná) povinnost	Činnosti spojené s regulatorními a zákonnými požadavky (účetnictví, daně, vedení záznamů).
Oprávněné zájmy	Marketingové činnosti včetně správy našeho vztahu s vámi jako kontaktem společnosti Arjo. Zpracování osobních údajů zástupců zákazníků je nezbytné pro správu a distribuci výrobků a zařízení prostřednictvím našeho logistického dodavatelského řetězce a pro plnění objednávek a požadavků našich zákazníků.
Smlouva (pouze pokud je smlouva uzavřena přímo s vámi)	Uzavření, plnění a správa smlouvy s vámi.

 

Pokud se při zpracování vašich osobních údajů opíráme o zákonnou povinnost, je to proto, abychom zajistili splnění našich regulačních a zákonných požadavků. To je důležité pro zachování kvality služeb a produktů, na které se spoléhá mnoho zúčastněných stran.

V některých případech může být vhodným důvodem pro zpracování vašich osobních údajů také oprávněný zájem. Náš oprávněný zájem spočívá v zajišťování a zlepšování našich obchodních činností a také v ochraně nebo vymáhání našich práv nebo nároků. V této situaci jsme provedli posouzení oprávněného zájmu, při kterém byly zváženy potřeby, očekávání, práva a svobody všech stran. Před tím, než jsme se na oprávněný zájem spolehli, jsme se ujistili, že naše zájmy jsou dostatečně přesvědčivé a nezpůsobí žádnou neoprávněnou újmu.

Při použití souhlasu vás bude společnost Arjo také předem informovat o zpracování a ujistí se, že máme váš souhlas před zahájením zpracování. Máte také právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Můžete tak učinit tak, že se obrátíte na společnost Arjo na adrese dataprivacy@arjo.com nebo poštou na naší výše uvedené adrese a sdělíte nám, že svůj souhlas odvoláváte.

 

Jak dlouho vaše osobní údaje zpracováváme?

 

Informace uchováváme po dobu, po kterou jsou nezbytné k naplnění účelu, pro který byly shromážděny. Informace mohou být uchovávány po delší dobu, pokud to vyžadují platné právní předpisy, například nařízení Evropské unie o zdravotnických prostředcích, nebo pro stanovení právní ochrany. Společnost Arjo zavedla postupy, které zajišťují, že o vás nebudeme uchovávat zbytečné informace.

 

Informace týkající se zástupců zákazníků, kontaktů a dodavatelů:

• Většina obchodních, zákaznických nebo finančních informací týkajících se např. objednávek, historie nákupů a objednávek je uchovávána po dobu trvání smluvního vztahu a až 10 let po jeho ukončení.
• Pokud dojde k zahájení sporu mezi společností Arjo a vámi/vaší společností, uchováváme požadované údaje po dobu trvání sporu až do jeho konečného vyřešení.
• Jako globální organizace v oblasti s vysokou mírou regulace musíme uchovávat informace týkající se výroby, distribuce, kvality nebo výkonu jakéhokoli našeho výrobku po dobu 15 let v souladu s přísnými evropskými a celosvětovými regulačními povinnostmi. Osobní údaje obsažené v těchto záznamech se obvykle omezují na osobní údaje s nízkým rizikem, pokud vůbec nějaké osobní údaje obsahují.
• Informace týkající se případu zákaznického servisu se ukládají až do vyřešení záležitosti a uchovávají se v de-identifikovaném formátu po dobu 15 let.
• Informace shromážděné po udělení souhlasu jsou uchovávány po dobu, po kterou jsou relevantní, nebo nejdéle do šesti měsíců od odvolání souhlasu.

Informace o potenciálních obchodních partnerech:

• Informace shromážděné po udělení souhlasu jsou uchovávány po dobu, po kterou jsou relevantní, nebo nejdéle do šesti měsíců od odvolání souhlasu.

 

Kde zpracováváme osobní údaje a komu je předáváme?

Vaše osobní údaje předáváme mimo EU/EHP prostřednictvím konkrétního zpracovatele. Pokud je to relevantní, budeme se snažit předávat a zpracovávat osobní údaje pouze v zemích, kde bylo vydáno rozhodnutí o odpovídající ochraně. To znamená, že legislativní rámec ve třetí zemi poskytuje stejnou úroveň právní ochrany jako země v EU/EHP. Více informací o zemích s rozhodnutím o odpovídající ochraně naleznete na webových stránkách Evropské komise. V některých případech musíme zpracovávat osobní údaje mimo tyto země, protože spolupracujeme se zpracovateli, kteří zpracovávají osobní údaje ve Spojených státech. V těchto případech jsme před uzavřením smluv o zpracování údajů včetně schválených standardních smluvních doložek provedli posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a posouzení vlivu předávání údajů, abychom určili vhodná dodatečná opatření, která je třeba zavést. V případě, že smluvní a organizační opatření budou stále nedostatečná, požádáme vás o souhlas s navrhovaným zpracováním. Máte-li jakékoli dotazy nebo připomínky ohledně nástrojů umožňujících naše mezinárodní předávání osobních údajů nebo chcete-li získat kopii příslušných ochranných opatření, obraťte se na nás adrese dataprivacy@arjo.com.

Ke správě zpracovávaných údajů používáme různé systémy a platformy a seznam klíčových zpracovatelů údajů je uveden níže:

• CEVA
• Sage
• Pardot
• SalesForce
• Sparta Systems

Kromě toho používáme ke zpracování osobních údajů v rámci našich obchodních, výrobních, logistických, provozních, výzkumných a administrativních činností nástroje pro ukládání dat a produktivitu Microsoft Office.

Osobní údaje sdílíme také s partnery a v souladu s našimi regulačními nebo zákonnými povinnostmi. Některé smlouvy s veřejnými institucemi podléhají povinnému zveřejňování v registru smluv podle zákona o registru smluv a v takových případech jsou osobní údaje obsažené v těchto smlouvách zveřejňovány pouze v rozsahu, který vyžaduje nebo umožňuje právní předpisy. Osobní údaje poskytujeme také našim externím poskytovatelům služeb, jako jsou účetní, advokátní kanceláře, daňoví poradci, pokud je to nutné pro poskytování těchto služeb společnosti Arjo. Ve všech případech budou údaje sdíleny pouze v souladu s příslušným právním základem pro zpracování. Ke sdílení údajů často dochází po posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a posouzení rizik spojených s předáváním údajů, aby bylo zajištěno, že před jakýmkoli sdílením údajů budou zavedena nezbytná ochranná a kontrolní opatření.

 

Jak zpracováváme osobní údaje?

Společnost Arjo uplatňuje následující postupy, aby zajistila bezpečnost a soulad při nakládání s osobními údaji a jejich zpracování:

 

• Společnost Arjo má IT směrnici, směrnici o bezpečnosti informací, směrnici o ochraně osobních údajů a směrnici o používání IT zařízení.
• Řízení přístupu na základě nejmenšího oprávnění s přezkumy přístupu prováděnými čtvrtletně, navíc každý uživatel má jedinečné a individuální uživatelské jméno, které není sdílené.
• Administrátorský přístup mají pouze vlastníci systémů a databází, kteří mají příslušné dovednosti a školení, obvykle vedoucí pracovníci IT.
• Robustní proces řízení změn.
• Všechna data a systémy jsou šifrovány v klidovém stavu i při přenosu, přičemž přístup k systémům/datům je možný pouze prostřednictvím našeho řešení VPN pro každého jmenovaného uživatele.
• Všechny třetí strany, u kterých se hostují systémy Arjo nebo na nich pracují, podléhají každoročnímu hodnocení rizik.
• Společnost Arjo má také celkový proces řízení incidentů, který řídí náš tým řízení služeb.
• Správa oprav; jako součást správy našich služeb.
• Penetrační testování a správa zranitelností.
• Každoroční audity IT prováděné třetí stranou.

 

Jaká jsou vaše práva v souvislosti s tímto zpracováním údajů?

Podle právních předpisů o ochraně osobních údajů máte práva, která zahrnují:

 

→ Vaše právo na přístup – Máte právo nás požádat o kopie vašich osobních údajů, které o vás zpracováváme. Díky této kopii budete moci pochopit, které vaše osobní údaje máme a zpracováváme. Právo na přístup se uplatní v případě, že záznam obsahuje informace, u nichž lze identifikovat fyzickou osobu, a tyto informace se jí týkají. To znamená, že v záznamech, které jsou vám přístupné, budou osobní údaje o jiných osobách případně redigovány, aby bylo chráněno jejich právo na soukromí. Vaše osobní údaje budou redigovány, pokud o přístup k záznamu obsahujícímu vaše osobní údaje požádá někdo jiný. Právní předpisy stanoví další výjimky, které se mohou uplatnit, například záznamy, u nichž je třeba dodržet zákonnou mlčenlivost nebo u nichž za určitých okolností existuje povinnost zachovávat mlčenlivost. Každá uplatněná výjimka bude mít příslušný právní základ a v případě potřeby vám bude vysvětlena.

→ Vaše právo na informace – Máte právo být informováni o tom, jak zpracováváme vaše osobní údaje. Toto oznámení o zpracování osobních údajů je prvotním prostředkem, jak vás informujeme o zpracování vašich osobních údajů. Další způsoby, jak vás můžeme informovat, zahrnují často kladené dotazy, smluvní ujednání a diskuse - pokud máte dotaz ohledně toho, jak zpracováváme vaše osobní údaje, můžete nás kontaktovat na adrese dataprivacy@arjo.com.

→ Vaše právo na opravu – Máte právo nás požádat o opravu informací, které považujete za nepřesné. Máte také právo nás požádat o doplnění informací, které považujete za neúplné. Jakákoli žádost o opravu vašich osobních údajů bude předána a vyřízena také jakýmkoli zpracovatelem, s nímž byly vaše osobní údaje sdíleny. Tento proces je řízen námi a nebude vyžadovat žádné další kroky z vaší strany, aby bylo vaše právo uplatněno v plném rozsahu.

→ Vaše právo na výmaz – Máte právo nás požádat o výmaz vašich osobních údajů, pokud již nejsou nezbytné pro splnění účelu jejich zpracování nebo uchovávání nebo pokud odvoláte svůj souhlas. Společnost Arjo je povinna vést rozsáhlé záznamy v souladu s našimi zákonnými povinnostmi. Z tohoto důvodu nemusí být společnost Arjo schopna vymazat každý záznam, který je o vás zpracováván, nicméně v příslušných případech to bude vysvětleno. Jakoukoli žádost o výmaz vyřídí společnost Arjo také s jakýmkoli zpracovatelem, který pro nás zpracovává vaše osobní údaje.

→ Vaše právo na omezení zpracování – Máte právo nás požádat, abychom za určitých okolností omezili zpracování vašich údajů, například pokud osobní údaje nejsou relevantní pro plnění našich zákonných povinností.

→ Vaše právo vznést námitku proti zpracování – Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů. Toto právo lze uplatnit, pokud je právním základem oprávněný zájem, včetně profilování. V případě vznesení námitky musí společnost Arjo prokázat převažující oprávněné zájmy pro další zpracování osobních údajů pro daný účel. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudeme již vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávat.

→ Vaše právo na přenositelnost údajů – Máte právo požádat, abychom informace, které jste nám poskytli, předali jiné organizaci nebo vám. To vám umožní přenést je ve strojově čitelném formátu jinému příjemci. Právo na přenositelnost údajů se vztahuje na osobní údaje, které jsou zpracovávány na základě vašeho souhlasu nebo na základě plnění smlouvy. Vztahuje se pouze na takové osobní údaje, které jste společnosti Arjo poskytli sami.

→ Vaše právo týkající se automatizovaného rozhodování – Máte právo požádat o lidský přezkum jakéhokoli profilování, které je prováděno s využitím vašich osobních údajů.

→ Vaše právo na odvolání souhlasu – Máte právo odvolat souhlas, pokud je to zákonný základ pro zpracování vašich osobních údajů, tj. pokud jsou shromažďovány pro určité marketingové aktivity. Upozorňujeme, že odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.

Obecné informace o vašich právech naleznete i na webových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů na adrese https://www.uoou.cz/6-prava-subjektu-udaj/d-27276.

Ve většině případů nemusíte za uplatnění svých práv platit žádné poplatky. Pokud podáte žádost, máme jeden měsíc na to, abychom vám odpověděli. Tato lhůta může být v případě potřeby prodloužena o další dva měsíce a o každém takovém prodloužení vás budeme informovat do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody prodlení.

Pokud si přejete podat žádost, kontaktujte nás pomocí níže uvedených údajů.

Arjo Czech Republic s.r.o.
Na Strži 1702/65, 140 00 Praha 4-Nusle
dataprivacy@arjo.com.

V neposlední řadě máte právo podat stížnost u orgánu pro ochranu osobních údajů a právo na účinnou soudní ochranu prostřednictvím soudu. Pro společnost Arjo Czech Republic s.r.o. je příslušným dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů a lze se na něj obrátit pomocí níže uvedených údajů:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
+420 234 665 800
posta@uoou.cz.

Pokud to není váš příslušný úřad pro ochranu osobních údajů, můžete se obrátit na váš místní úřad pro ochranu osobních údajů, který vám poradí, jak nejlépe postupovat. V některých případech, například v rámci EHP, se můžete obrátit na váš příslušný úřad pro ochranu osobních údajů a nemusíte dále komunikovat s úřadem pro ochranu osobních údajů společnosti Arjo Czech Republic s.r.o. Hlavní provozovna Arjo se nachází v Malmö ve Švédsku. Naším hlavním dozorovým úřadem je proto Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Kontaktní údaje IMY jsou následující:

Integritetsskyddsmyndigheten
Box 8114, 104 20 Stockholm
0046 (0)8-657 61 00
imy@imy.se.